檔 案 的 作 用

一、檔案的兩個(gè)基本作用

檔案是人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中留存下來(lái)的歷史真跡，它是一筆寶貴的歷史文化財(cái)富，對(duì)國(guó)家、對(duì)社會(huì)、對(duì)團(tuán)體、對(duì)個(gè)人都具有重要的作用。其作用的性質(zhì)體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一為憑證，一為參考。

檔案的憑證作用是由檔案的形成過(guò)程及本質(zhì)屬性所決定。檔案的憑證作用是直接性的。

檔案是由人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄轉(zhuǎn)化而來(lái)的。它記錄了人類實(shí)踐活動(dòng)的原始的真實(shí)情況。如：一份文件在形成過(guò)程中保留著作者的筆跡、聲音或圖像，保留著領(lǐng)導(dǎo)者的簽字，保留著修改者的筆跡，保留著單位或個(gè)人的印章、簽字，這些原始的真跡，顯示了它的權(quán)威性。由于這種無(wú)可替代的權(quán)威性，使檔案具有憑證作用。

還有些特別文件，它的產(chǎn)生，是專為作憑證的。如學(xué)歷文憑、合同、協(xié)議書、備忘錄、地契、土地證、房產(chǎn)證等各種證書，是作為憑證記載下來(lái)的?，F(xiàn)實(shí)工作中有些糾紛涉及到歷史問(wèn)題，這就要運(yùn)用檔案的憑證作用來(lái)解決。如許多冤假錯(cuò)案等得以平反，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的糾紛得以順利解決，許多歷史遺留問(wèn)題得以澄清，都是檔案在起憑證作用。

檔案的參考作用是間接性的。原始的、真實(shí)的檔案，對(duì)人們總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、制定行動(dòng)綱領(lǐng)和工作計(jì)劃，進(jìn)行科學(xué)研究和文藝活動(dòng)等，都具有重要的參考作用。人們探索自然、社會(huì)和人類思維活動(dòng)的規(guī)律，不能離開事實(shí)，事實(shí)是一切科學(xué)規(guī)律的基礎(chǔ)，離開事實(shí)的“規(guī)律”都是虛構(gòu)出來(lái)的，沒(méi)有生命力。人們?cè)趶氖滤囆g(shù)創(chuàng)作中，也要在客觀真實(shí)的基礎(chǔ)上進(jìn)行再創(chuàng)造。人類在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中，也需運(yùn)用檔案的參考作用來(lái)幫助自己更好地完成自己的使命。

盡管檔案的憑證作用和參考作用，都來(lái)源于檔案的原始性、真實(shí)性，但二者是有差別的?；静顒e在于人們利用檔案的目的不同。有的單位或個(gè)人利用檔案訴訟、平反、解決爭(zhēng)端或糾紛，必須以檔案作為憑證，才能解決問(wèn)題。有的單位或個(gè)人，利用檔案，以從事藝術(shù)形象的創(chuàng)造，或制訂長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃等，這時(shí)，檔案的主要功能便是它的參考作用。

正確地認(rèn)識(shí)檔案的憑證作用和參考作用，對(duì)于人們理解檔案的性質(zhì)，理解檔案事業(yè)的重要性，利用好檔案，管理好檔案，充分發(fā)揮檔案在社會(huì)發(fā)展中的作用，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)，具有重大的意義。

(一)憑證作用

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織工作活動(dòng)的重要憑證。

在國(guó)家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織開展的公務(wù)活動(dòng)中，檔案是處理公務(wù)、履行職責(zé)、開展工作的工具、手段和依據(jù)。機(jī)關(guān)人員在決策時(shí)，在擬制計(jì)劃、總結(jié)工作、處理問(wèn)題時(shí)，都要從檔案中了解黨和國(guó)家的有關(guān)方針政策，從中找到支持的證據(jù)。機(jī)關(guān)中處理過(guò)的重要工作、重大事務(wù)，事過(guò)之后沒(méi)有將原始記錄作為檔案妥為保管，需要查考時(shí)卻查找不到，就會(huì)給工作帶來(lái)不便或失誤。如果“有檔不查”，不認(rèn)真利用過(guò)去的憑證而作出與已往規(guī)定相抵觸的批復(fù)或決定，也必然會(huì)造成工作上的失誤。

充分發(fā)揮檔案的憑證作用，為黨政領(lǐng)導(dǎo)人，為社會(huì)組織負(fù)責(zé)人，為各個(gè)部門的業(yè)務(wù)人員服務(wù)，有助于計(jì)劃和決策的科學(xué)化，有利于克服官僚主義和提高機(jī)關(guān)工作效率，有利于順利地正確地辦好每一件事。

（二)參考作用

檔案記載了大量歷史，記載了社會(huì)發(fā)展進(jìn)程，記載了前人的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)。從宏觀上看有政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、宗教等，從微觀上看，它記載了某一項(xiàng)具體的工作、某一個(gè)工程的建設(shè)過(guò)程。我們的工作是從以往的基礎(chǔ)上發(fā)展而來(lái)的，過(guò)去的檔案就是今天我們開展工作最重要的參考。比如，考慮今年的工作計(jì)劃，勢(shì)必要參考以往的計(jì)劃，建陽(yáng)江核電站就要參考大亞灣核電站的檔案等。

檔案保存的目的之一就是留給后人作參考。因此，參考作用是檔案的重要作用。

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